HKD nhóm 1 (Doanh thu dưới 500 triệu): Những quy định về thuế, hoá đơn HKD cần nắm vững

Theo quy định hiện hành, hộ kinh doanh nhóm 1 là hộ có doanh thu từ 500 triệu đồng/năm trở xuống. Mức doanh thu này được dùng làm căn cứ để xác định nghĩa vụ thuế, chế độ hóa đơn, sổ sách kế toán cũng như kỳ kê khai thuế của hộ kinh doanh. Vậy hộ kinh doanh nhóm 1 có phải nộp thuế hay không, cần thực hiện những thủ tục gì và có quy định quản lý như thế nào? Nội dung dưới đây sẽ giúp bạn nắm rõ các quy định quan trọng.

1. Hộ kinh doanh nhóm 1 có phải nộp thuế không?

Đối với hộ kinh doanh có doanh thu từ 500 triệu đồng/năm trở xuống, chính sách thuế được áp dụng khá đơn giản. Theo quy định, hộ kinh doanh nhóm 1 không thuộc đối tượng chịu thuế giá trị gia tăng (GTGT) và cũng không phải nộp thuế thu nhập cá nhân (TNCN) từ hoạt động kinh doanh.

Điều này có nghĩa là nếu tổng doanh thu trong năm không vượt quá 500 triệu đồng thì hộ kinh doanh không phát sinh nghĩa vụ nộp hai loại thuế chính là GTGT và TNCN. Tuy nhiên, trong một số trường hợp đặc thù như kinh doanh hàng hóa, dịch vụ thuộc diện chịu thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế tài nguyên hoặc các loại phí môi trường, hộ kinh doanh vẫn cần thực hiện nghĩa vụ thuế theo quy định của từng sắc thuế tương ứng.

2. Các loại thuế, phí khác có thể phát sinh

Nếu hộ kinh doanh có hoạt động liên quan đến các lĩnh vực đặc thù, nghĩa vụ thuế có thể phát sinh theo quy định của từng sắc thuế riêng.

Ví dụ:

• Thuế tiêu thụ đặc biệt

• Thuế tài nguyên

• Thuế bảo vệ môi trường

• Phí bảo vệ môi trường

Trong những trường hợp này, hộ kinh doanh cần xác định nghĩa vụ thuế theo quy định của từng loại thuế tương ứng.

3. Các kỳ kê khai thuế

Đối với hộ kinh doanh nhóm 1, việc kê khai thuế được thực hiện khá đơn giản. Hộ kinh doanh chỉ cần thực hiện kê khai thuế 1 lần mỗi năm. Thời hạn nộp hồ sơ khai thuế chậm nhất là ngày 31/01 của năm tiếp theo (sử dụng tờ khai Mẫu 01/TKN-CNKD)

Lưu ý: Nếu trong năm doanh thu phát sinh vượt 500 triệu đồng, hộ kinh doanh sẽ chuyển sang kê khai thuế theo quý kể từ quý phát sinh doanh thu vượt ngưỡng (sử dụng mẫu 01-CNKD)

Một số trường hợp về HKD mới bắt đầu cần lưu ý:

Trường hợp hộ kinh doanh bắt đầu hoạt động trong 6 tháng đầu năm

• Kê khai 2 lần trong năm

• Lần 1: chậm nhất ngày 31/07

• Lần 2: chậm nhất ngày 31/01 năm sau

Trường hợp bắt đầu hoạt động trong 6 tháng cuối năm

• Kê khai 1 lần duy nhất

• Hạn nộp hồ sơ: 31/01 năm tiếp theo

4. Quy định về hóa đơn điện tử

Đối với hộ kinh doanh nhóm 1, pháp luật không bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử. Tuy nhiên, trong trường hợp phát sinh nhu cầu xuất hóa đơn cho khách hàng, hộ kinh doanh có thể:

• Đăng ký sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử hoặc

• Đề nghị cơ quan thuế cấp hóa đơn điện tử có mã theo từng lần phát sinh

Khi xin cấp hóa đơn lẻ, hộ kinh doanh cần thực hiện khai và nộp thuế trước khi cơ quan thuế cấp hóa đơn.

5. Chế độ sổ sách kế toán & tài khoản hộ kinh doanh

5.1. Sổ sách kế toán

Mặc dù nghĩa vụ thuế đơn giản, hộ kinh doanh nhóm 1 vẫn cần theo dõi doanh thu để phục vụ việc quản lý và xác định nghĩa vụ thuế khi cần thiết. Theo quy định, hộ kinh doanh nhóm 1 thực hiện ghi chép sổ sách kế toán theo mẫu Sổ doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ – Mẫu S1a-HKD. Sổ này dùng để theo dõi:

• Doanh thu bán hàng

• Doanh thu cung cấp dịch vụ

• Tổng doanh thu phát sinh trong kỳ

Sổ kế toán có thể lưu dưới dạng bản giấy hoặc bản điện tử và cần lưu trữ tối thiểu 5 năm để phục vụ việc đối chiếu khi cơ quan thuế kiểm tra.

5.2. Bắt buộc có tài khoản ngân hàng riêng

Từ 01/03/2026, tài khoản ngân hàng sử dụng cho hoạt động kinh doanh của hộ kinh doanh phải mang đúng tên hộ kinh doanh theo giấy đăng ký hộ kinh doanh, thay vì đứng tên cá nhân của chủ hộ. Quy định này được nêu tại Thông tư 25 của Nhà nước đối với tài khoản thanh toán phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh.

Tài khoản này được sử dụng để:

• Nhận tiền bán hàng từ khách hàng

• Thanh toán với đối tác, nhà cung cấp

• Là căn cứ để cơ quan thuế đối chiếu và xác định doanh thu thực tế

Việc sử dụng lẫn tài khoản cá nhân và tài khoản kinh doanh có thể dẫn đến xác định sai doanh thu và làm phát sinh rủi ro khi cơ quan thuế kiểm tra.

Lưu ý: Hộ kinh doanh đang hoạt động cần thông báo số tài khoản ngân hàng hoặc số hiệu ví điện tử cho cơ quan thuế theo Mẫu số 01/BK-STK nộp chậm nhất là ngày 20/04/2026.

6. Bảo hiểm hộ kinh doanh

Từ ngày 01/07/2025, theo Luật Bảo hiểm xã hội 2024, chủ hộ kinh doanh có đăng ký kinh doanh bắt buộc phải đóng bảo hiểm xã hội (BHXH) cho chính mình. Ngoài ra, hộ kinh doanh phải đóng BHXH cho người lao động làm việc theo hợp đồng từ 1 tháng trở lên.

7. Các việc hộ kinh doanh nhóm 1 cần lưu ý thực hiện

Mặc dù không phát sinh nghĩa vụ nộp thuế GTGT và thuế TNCN, hộ kinh doanh nhóm 1 vẫn cần thực hiện một số yêu cầu quản lý theo quy định. Cụ thể: 

• Theo dõi và ghi chép doanh thu vào Sổ doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ (Mẫu S1a-HKD); lưu trữ sổ sách tối thiểu 5 năm.
• Kê khai thuế 1 lần/năm, hạn nộp hồ sơ chậm nhất 31/01 năm sau (Mẫu 01/TKN-CNKD).
• Nếu bắt đầu kinh doanh trong năm:
  • Bắt đầu 6 tháng đầu năm → kê khai 2 lần (31/07 và 31/01 năm sau).
  • Bắt đầu 6 tháng cuối năm → kê khai 1 lần vào 31/01 năm sau.
• Nếu doanh thu vượt 500 triệu đồng/năm → chuyển sang kê khai thuế theo quý.
• Khi khách hàng yêu cầu hóa đơn → có thể đăng ký dùng hóa đơn điện tử hoặc xin cấp hóa đơn lẻ tại cơ quan thuế.
• Từ 01/03/2026, cần sử dụng tài khoản ngân hàng đứng tên hộ kinh doanh cho hoạt động kinh doanh và thông báo tài khoản ngân hàng hoặc ví điện tử cho cơ quan thuế theo Mẫu 01/BK-STK trước 20/04/2026.
• Chủ hộ kinh doanh bắt buộc tham gia BHXH; đồng thời đóng BHXH cho người lao động có hợp đồng từ 1 tháng trở lên.

Hộ kinh doanh nhóm 1 có doanh thu nhỏ nên được áp dụng chính sách thuế đơn giản và không phải nộp thuế GTGT, thuế TNCN nếu doanh thu không vượt quá 500 triệu đồng/năm. Tuy vậy, hộ kinh doanh vẫn cần ghi chép sổ doanh thu, sử dụng tài khoản ngân hàng riêng cho hoạt động kinh doanh và thực hiện thông báo thông tin tài khoản với cơ quan thuế theo quy định.